Optimierung der E-Mail-Zustellbarkeit – So vermeiden Sie Spam-Filter

Die Probleme der E-Mail-Zustellbarkeit betreffen – entgegen der landläufigen Meinung – nicht nur Massenmailings. „Übereifrige“ Spam-Filter führen dazu, dass Nachrichten aller Art fälschlicherweise als Spam klassifiziert werden – seien es Mailings / Newsletter, Transaktions-E-Mails (d.h. Benachrichtigungen verschiedener Anwendungen) oder einfache Nachrichten, die manuell über E-Mail-Programme versendet werden.

Nur weltweit, only 83% der gesendeten Nachrichten Empfängerpostfächer erreichen.

So funktionieren Spamfilter

Der grundlegende Zweck von Spam-Filtern besteht darin, unerwünschte Nachrichten zu trennen – hauptsächlich unerwünschte Massenmails mit verschiedenen Arten von Werbung und anderen Werbeinhalten. Leider ist der Unterschied zwischen unerwünschten Inhalten und tatsächlichen Inhalten nicht einfach zu unterscheiden, weshalb legitime Nachrichten oft einen „Abpraller“ erhalten.

Spamfilter analysieren eingehende Nachrichten auf viele verschiedene Faktoren und versuchen, die Eigenschaften von Spamnachrichten zu erkennen. Für jedes verdächtige Merkmal vergeben sie „Strafpunkte“ mit unterschiedlichem Gewicht. Wenn eine Nachricht eine bestimmte Punktzahl erreicht (also ein Limit überschreitet), wird sie als Spam qualifiziert und gefiltert.

Ausgewählte Artikel, die von Spamfiltern gescannt wurden:

• Nachrichtenkopfzeilen
• Domain des Absenders (DNS-Einträge, Reputation)
• E-Mail-Adresse des Absenders (Verlauf der Interaktionen mit Nachrichten)
• Mailserver des Absenders (Präsenz auf der schwarzen Liste)
• Nachrichtenformatierung (Schriftgröße und -farbe, Verwendung von GROSSBUCHSTABEN)
• Nachrichtenstruktur (z. B. Verhältnis von Text / Grafik, Vorhandensein von Links)
• den Inhalt des Betreffs und der Nachricht (Anwesenheit bestimmter Sätze)
• Anhänge (Dateiformat und -größe)
• andere (zum Beispiel der Zeitpunkt des Versands).

Die beliebtesten – und auch effektivsten – Spamfilter sind SpamAssasin und die eigene Lösung von Gmail. Während die Algorithmen von SpamAssasin öffentlich sind (da es sich um Open-Source-Software handelt), teilt Gmail seine eigenen nicht. Aus diesem Grund sind SpamAssasin-Algorithmen ein wesentliches Werkzeug zur Optimierung der Zustellbarkeit.
 

So vermeiden Sie Spamfilter

Hier sind einige Vorschläge zur Optimierung Ihrer Nachrichten, um die Wahrscheinlichkeit zu maximieren, dass sie im Posteingang und nicht in den Ordnern „Spam“, „Junk Mail“ oder „Angebote“ landen.

Versende es richtig

Das Senden einer E-Mail an eine oder mehrere Personen ist einfach. Den primären Empfänger tragen Sie in das Feld „An“ und die sekundären Empfänger in das Feld „CC“ („Carbon Copy“) ein. Manchmal können Sie „BCC“ („Blind Carbon Copy“) verwenden, wenn Sie nicht möchten, dass andere Empfänger sehen, dass diese Person auch die Nachricht erhalten hat.

Der schwierige Teil ist, wenn Sie an mehr Empfänger schreiben müssen. Zum Beispiel das Versenden von Urlaubsgrüßen an Kunden.

Das Schlimmste, was Sie tun können, ist, alle in das Feld „An“ oder „CC“ zu setzen. Jeder sieht nicht nur alle Empfänger, eine solche Nachricht kann auch leicht zum Nährboden für Viren werden. Es genügt ein Empfänger mit einem infizierten Computer und der Virus breitet sich auf alle anderen aus, da diese ihre E-Mail-Adressen kennen.

Eine sichere halbe Sache ist, die Empfänger in das oben erwähnte Feld „BCC“ einzutragen. Dies ist eine etwas sicherere, aber nicht elegante und ineffektive Lösung für Spamfilter.

Der einzig richtige Weg, Massennachrichten zu senden, besteht darin, ein spezielles Tool zu verwenden, das jedem Benutzer auf der Liste eine separate Nachricht sendet.

Diese können sein:

• SaaS-Tools (Software as a Service) – z.B. MailChimp, Woodpecker, Email Octopus;
• Lösungen zur Installation auf Ihrem eigenen Server – z.B. Sendy, Mautic;
• auf Ihrem Computer installierte Software (die immer seltener wird) – zum Beispiel Groupmail.

Verwenden Sie einen guten SMTP-Server

Die Reputation des Servers, der zum Versenden der E-Mails verwendet wird, hat einen sehr großen Einfluss auf die Zustellbarkeit der Nachrichten. Wenn es von anderen Benutzern zum Versenden von Spam verwendet wird, haben die Konsequenzen auch Auswirkungen auf Sie. Die IP-Adresse des Servers muss nur noch auf einer von vielen öffentlich zugänglichen Blacklists landen – und die Postfächer vieler Empfänger werden unzugänglich.

Sie können überprüfen, ob Ihr Mailserver auf der schwarzen Liste steht, indem Sie die MX Toolbox, zum Beispiel.

Zuverlässige Mailserver-Betreiber sorgen für ihre Reputation – indem sie beispielsweise Mailings überwachen und einige davon automatisch blockieren. Sie verwenden auch Absenderanmeldeinformationen von Drittanbietern, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass Nachrichten abgelehnt werden.

Die vollständige Kontrolle über die Reputation eines E-Mail-Servers wird durch die Option einer dedizierten IP-Adresse gegeben. Dann verschwindet die Gefahr der Reputationszerstörung durch andere Benutzer des Servers.

Einige Mailserver-Anbieter gehen sogar noch weiter, indem sie Dienste anbieten, die sich speziell auf die Zustellbarkeit von Nachrichten konzentrieren. Sie schließen sogar direkt mit den großen Briefkastenbetreibern Verträge ab. Beispiele für solche Anbieter sind SendGrid, MailGun, Sendinblue.

Fügen Sie dem DNS Ihrer Domain relevante Einträge hinzu

Die Domäne, die Sie zum Senden Ihrer E-Mails verwenden möchten, sollte einen MX-Eintrag im DNS haben, der den Mailserver definiert, der eingehende E-Mails verarbeitet. Obwohl die Domain nicht zum Empfangen von E-Mails verwendet wird, wird der MX-Eintrag benötigt, um zu bestimmen, wohin die Rücksendungen gehen.

Es gibt drei Arten von DNS-Einträgen (alle Einträge vom Typ TXT), die von Spamfiltern überprüft werden und einen großen Einfluss auf die Zustellbarkeit von E-Mails haben:

• FPS (Sender Policy Framework) – enthält eine Liste von Servern, die autorisiert sind, Nachrichten zu senden, die mit einer E-Mail-Adresse von einer bestimmten Domäne signiert sind;
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) – stellt einen öffentlichen Schlüssel bereit, der verwendet wird, um elektronisch signierte Nachrichten zu verifizieren;
• DMARC (Domain-based Message Authentication Reporting and Conformance) – legt fest, wie der Server des Empfängers reagieren soll, wenn eine Nachricht empfangen wird, die nicht SPF-konform ist oder keine gültige DKIM-Signatur enthält – nichts tun, in Quarantäne stellen oder wegwerfen.

Anti-Spam-Systeme senden häufig HELO / EHLO (Reverse DNS) -Anfragen an die IP-Adresse des Mailservers. Anschließend prüfen sie, ob der in der Antwort angegebene Hostname einen Eintrag vom Typ A im DNS hat.
Wenn Ihr SMTP-Server mit einem Hostnamen aus Ihrer Domain angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass der entsprechende Eintrag vorhanden ist. Aber meistens obliegt diese Konfiguration dem Betreiber des Mailservers.

Überprüfen Sie die Werte der Nachrichtenkopffelder

Die grundlegenden E-Mail-Header-Felder, die in der Konfiguration von E-Mail-Programmen oder beim Erstellen der Nachricht bearbeitet werden können, sollten Folgendes umfassen:

• „Von“ – Name und E-Mail-Adresse des Absenders
• „An“ – der Name und die E-Mail-Adresse des Empfängers (sicherlich nicht „unbekannte Empfänger;“)
• „Antwort an“ – die E-Mail-Adresse, an die Rückmeldungen und Antworten gesendet werden sollen, wenn sie sich von der im Feld „An“ unterscheidet
• „Betreff“ – der Betreff der E-Mail, optimiert mit dem E-Mail-Text (siehe unten).

Der E-Mail-Header enthält jedoch viel mehr Felder als die oben Aufgeführten, die von E-Mail-Programmen und Webmastern angezeigt werden. Die meisten anderen werden automatisch generiert und ihr Inhalt ist das Ergebnis der Serverkonfiguration.
Entscheidend ist, dass drei davon – „Return-Path“, „Message-Id“ und „Envelope-from“ – untereinander (in Bezug auf die Domain) konsistent sind – und am besten auch mit dem Feld „From“, der Domain des Absenders.

Achten Sie bei Massenmailings (manche meinen, dies gelte aber auch für einzelne Nachrichten) darauf, dass im Header ein „List-Unsubscribe“-Feld für die schnelle Abmeldung vom Verteiler vorhanden ist.

Nachrichteninhalt optimieren

Spamfilter analysieren den Nachrichteninhalt auf Struktur, Inhalt und sogar Formatierung. Hier sind einige Tipps zur Optimierung dieses Inhalts:

Struktur

• Stellen Sie sicher, dass die Nachricht sowohl HTML- als auch Nur-Text-Versionen enthält.
• Halten Sie das Verhältnis von Text zu Grafik bei mindestens 80%.
• Geben Sie für jedes Grafikelement einen „ALT“-Wert oder einen alternativen Textwert ein.
• Schneiden Sie große Grafiken in kleinere Stücke und kombinieren Sie sie zu HTML.
• Senden Sie keine Anhänge, wenn dies nicht erforderlich ist. Schon gar nicht Programme (z.B. .exe) oder Skripte (z.B. .js). Office-Dokumente (z.B. .xlsx) sind ebenfalls nicht erwünscht. PDF-Dateien sind relativ sicher.

Inhalt

• Vermeiden Sie manipulative und aggressive Verkaufsphrasen, die für Spam typisch sind, zum Beispiel „günstigste“, „bester Preis“, „exklusives Angebot“, „Sonderaktion“, „einmal im Leben“, „Millionen beitreten“, „keine versteckten Kosten“ etc.
• Personalisieren Sie den Text – und das nicht nur in der Begrüßung am Anfang. Anti-Spam-Systeme berechnen Inhaltsprüfsummen, wodurch Massensendungen leicht erkannt werden können, wenn eine identische Nachricht viele Benutzer eines bestimmten Mailservers erreicht.
• Verwenden Sie so wenige Links wie möglich. Vermeiden Sie verkürzte Links (zum Beispiel bit.ly) und überprüfen Sie immer, ob alle Links funktionieren, bevor Sie sie senden.

Layout

• Vermeiden Sie zu auffälligen Farben (einschließlich Rot) und verwenden Sie zu viel. Auch die Verwendung einer Farbe, die sich nicht gut vom Hintergrund abhebt (z. B. Hellgrau auf Weiß), ist nicht erwünscht.
• Schreiben Sie nichts in Großbuchstaben (einschließlich der Betreffzeile) und verwenden Sie nicht viele Ausrufezeichen („!!!“) oder Fragezeichen.

Teste deine Nachricht

Sie können die Wirksamkeit der Optimierung testen, indem Sie eine Testnachricht an eine temporäre E-Mail-Adresse senden, die von generiert wurde Mail-Tester oder Mailgenius. Der Bericht zeigt Ihnen, was Sie verbessern müssen.

Mit Tools wie Email on Acid oder Litmus, können Sie sehen, wie Ihre Nachricht in verschiedenen E-Mail-Clients, Webmail und Geräten aussehen wird.

Überprüfen und bereinigen Sie Ihre Empfängerliste

Wenn ein Massen-Upload dazu führt, dass viele Nachrichten von den Zielservern zurückgesendet werden, ist dies ein starkes Warnsignal, das den Ruf Ihres Servers, Ihrer Domain oder E-Mail-Adresse schädigen kann.

Daher sollten Sie vor dem eigentlichen Versand eine Empfängerlistenprüfung durchführen und Empfänger daraus entfernen, die die Mail ohnehin nicht erreichen würde. Dafür können Tools wie Snov.io.

„Aufwärmen“ der E-Mail-Adresse vor dem Massenversand

Die erste Mailing-Kampagne, die von einer brandneuen E-Mail-Adresse gesendet wird, ist in Bezug auf die Zustellbarkeit zum Scheitern verurteilt. Ein plötzlicher Anstieg der gesendeten Nachrichten führt dazu, dass der Absender als Spammer markiert und oft das Postfach auf dem Postausgangsserver gesperrt wird.

Um dies zu vermeiden, nutzen Sie vor dem eigentlichen Versand den Service „Vorwärmen“, der z.B. von Warmup Inbox, Warmbox, oder Mailshake. Der Service besteht darin, nach und nach immer größere Mailings zu versenden – und mit den empfangenen Nachrichten künstlich positive Interaktionen zu erzeugen (Öffnen, Antworten, Markieren „das ist kein Spam“).
 

Überwachen Sie Ihren Mailserver und Ihre Domain

Wenn Ihr SMTP-Server auf keiner Blacklist steht, großartig. Aber das bedeutet nicht, dass es dort nie erscheinen wird. Mit Super Monitoring, können Sie Blacklists von Google und RBL überwachen und eine Benachrichtigung erhalten, wenn Ihr Server auf einer dieser Listen erscheint.
 
 

Das korrekte Einrichten des DMARC-Eintrags (siehe oben) ermöglicht eine andere Art der Überwachung. Mit dem Postmark DMARC Tool können Sie wöchentliche Berichte erhalten, die Informationen darüber enthalten, wer signierte E-Mails mit Ihrer Domain gesendet hat und wie viel Prozent davon die SPF- und DKIM-Verifizierung bestanden haben.
 

Zusammenfassung

Egal, ob Sie Massenmailings planen, eine App verwalten, die Transaktions-E-Mails versendet, oder einfach nur die Zustellbarkeit regelmäßiger E-Mails erhöhen möchten, die hier aufgeführten Tipps helfen Ihnen, eine Punktzahl von 10/10 zu erreichen.

Vorausgesetzt, Sie sind kein Spammer. 😉

Positives Ergebnis des Mail-Tester-Tests